L'écran Factures

L’écran Factures liste les factures de vos clients : les brouillons, les factures émises et les factures annulées.

1 Informations de l’entreprise : l’en-tête de vos factures. Voir la page
2 État : où en est le paiement (voir plus bas).

Cliquez sur une ligne pour ouvrir la facture. Au bout de chaque ligne, les boutons dépendent de l’état de la facture :

1 Émettre la facture (une coche) : sur un brouillon.
2 Encaisser : enregistrer un paiement.
3 Annuler la facture.
4 Supprimer définitivement : sur un brouillon ou une facture annulée.

Lire la colonne État

État	Ce que cela veut dire
À émettre	Un brouillon. Il n’a pas encore été donné au client et ne compte pas comme une dette.
Non réglée	Émise, rien n’a été payé.
Acompte reçu	Émise, une partie a été payée. La colonne Reste dû dit combien il manque.
Réglée	Tout est payé.
Annulée	La facture a été annulée. Son numéro reste dans la liste.

Le filtre État (l’entonnoir) montre une seule de ces catégories, par exemple toutes les factures non réglées.

Émettre une facture

Émettre, c’est rendre la facture officielle. Faites-le quand elle est juste et prête à donner au client.

Cliquez sur la coche Émettre la facture au bout de la ligne du brouillon.
Confirmez avec Émettre.

La facture garde son numéro et le logiciel fige son contenu : les lignes, les prix, les taxes, et l’en-tête de l’entreprise. Si le prix d’achat d’une pièce change plus tard, la facture du client, elle, ne change pas.

Encaisser un paiement

Cliquez sur Encaisser au bout de la ligne.
Tapez le Montant reçu. Un acompte est possible : la facture passe alors à Acompte reçu.
Indiquez le Moyen : espèces, chèque, virement…
Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez aussi taper la somme reçue dans Montant payé, dans la fenêtre de la facture. Une erreur de saisie se corrige au même endroit : le logiciel garde la trace de la correction.

Annuler une facture

Une facture émise ne se supprime pas et ne se modifie pas. Si elle est fausse :

Cliquez sur Annuler la facture au bout de sa ligne.
Confirmez avec Annuler la facture.
Le dossier revient sur Dossiers, prêt à être facturé à nouveau. Refaites la facture.

La facture annulée reste dans la liste avec son numéro. C’est voulu : la suite des numéros n’a pas de trou, et on voit qu’une facture a été annulée.

Sur un brouillon, le même bouton s’appelle Abandonner le brouillon : le dossier revient aussi sur Dossiers.

Supprimer une facture

Supprimer définitivement n’existe que pour un brouillon ou une facture annulée, et jamais pour une facture qui a reçu un paiement. Une facture émise ne se supprime pas : annulez-la.